Think : เทคนิคการบริหารเวลาจากคำสอนของขงเบ้ง

เทคนิคการบริหารเวลา (ขงเบ้งสอนเล่าปี่เกี่ยวกับเทคนิคการบริหารเวลา)

ทุกคนมีเวลาเท่าเทียมกันคือ 24 ชั่วโมง

- มุมของเศรษฐศาสตร์ เวลาของทุกคนมีคุณค่าไม่เท่ากัน การบริหารเวลาของแต่ละคนจึงหมายถึงความแตกต่างระหว่างความสำเร็จกับความพ่ายแพ้

- แง่ธุรกิจ คือ ต้นทุน ฉะนั้นสถาบันศึกษาทุกแห่งที่สอนวิชาการบริหารธุรกิจจึงมีหลักสูตรเกี่ยวกับการบริหารเวลา

ครั้งหนึ่งใน "สามก๊ก" เล่าปี่ขอขงเบ้งให้แนะนำวิธีสร้างตนให้เป็นมหาเศรษฐีแห่งดินแดน ขงเบ้งว่างานใหญ่เช่นนี้ต้องวางแผนและรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

เล่าปี่กล่าวว่า "ข้าฯ เห็นด้วยในหลักการ แต่ทว่าข้ามีงานมากมายที่ต้องทำทุกวันไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย"

ขงเบ้งบอกลูกน้องให้ไปเตรียมก้อนหิน ก้อนกรวด ก้อนทราย และน้ำจำนวนหนึ่งพร้อมถังเหล็กใหญ่หนึ่งใบ

เล่าปี่ถามด้วยความแปลกใจ "ท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร" ขงเบ้งยิ้มอย่างมีเลศนัยพร้อมกับตอบด้วยคำถามว่า "ท่านบริหารเวลาด้วยวิธีใด"

เล่าปี่ตอบว่า "ข้ามีเทคนิคที่ดีอยู่แล้ว คือ ใช้วิธีมอบหมาย ข้ามีผู้ช่วยอยู่รอบด้านตั้งแต่กวนอู เตียวหุย เจ้าหยุน ฯลฯ ซึ่งช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ด้านต่างๆ แต่..งานทั้งหลายก็ยังพันกันอีนุงตุงนัง ไม่สามารถปรับให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้นได้ เดิมข้าคิดว่า..ข้า คือ แมลงวันไม่มีหัวอยู่ตัวเดียว แต่หลังการใช้ระบบมอบหมายงานกลับกลายเป็นว่า ปัจจุบันมีแมลงวันหัวขาดเป็นฝูง"

ขงเบ้งฟังแล้วจึงเริ่มอธิบายว่า "เทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็น สูง กลาง และต่ำ สามขั้น 

-- ขั้นต่ำ..เน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก 

-- ขั้นกลาง..เน้นการใช้แผนดำเนินงาน และตารางงานประจำวันซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน 

-- ขั้นสูง..เน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรีความสำคัญของงาน เพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าว 

ทั้งสามขั้นต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้อง ตามความต้องการของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น"

เล่าปี่สารภาพว่า "หากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารเวลาแล้ว ข้าฯ ยอมรับว่าวิธีของข้าฯอยู่ที่ขั้นต่ำ เพราะใช้แค่กระดาษจดบันทึก"

ขงเบ้งชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองวัสดุที่ผู้ช่วยได้เตรียมไว้มุมห้อง พร้อมกล่าวว่า... 

"คำตอบของการบริหารขั้นสูงอยู่ในถังเหล็กใบใหญ่นี่แหละ! 

...ความจุของถังใบนี้ เปรียบเสมือนขีดความสามารถของคนคนหนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง 

...ก้อน..กรวด...เปรียบได้กับ...งานที่สำคัญและเร่งด่วน 

...ก้อน..หิน...คือ ภาระที่สำคัญ แต่.....ไม่เร่งด่วน 

...เม็ดทราย...เปรียบได้กับภาระที่เร่งด่วน แต่...ไม่สำคัญ และ

...น้ำ...คือ หน้าที่ที่ไม่สำคัญ แต่...ไม่เร่งด่วน ”

"ปกติท่านเน้นงานประเภทใด" ขงเบ้งถาม

"ก็ต้องเป็นประเภท ก." เล่าปี่ตอบอย่างไม่ลังเล (งานสำคัญและเร่งด่วน)

"แล้วงานประเภท ข. ล่ะ" ขงเบ้งถามต่อไป (งานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน)

เล่าปี่ตอบว่า "ข้าตระหนักถึงความสำคัญของงานประเภท ข. แต่ไม่มีเวลาพอที่จะสนใจมัน"

"เป็นอย่างนี้ใช่ไหม" ขงเบ้งถามพลางใส่กรวดลงไปในถังเหล็กจนเต็ม แล้วพยายามใส่ก้อนหินตามซึ่งใส่ไม่ได้ เล่าปี่ตอบว่า "ใช่"

"และหากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่ล่ะ" ขงเบ้งถามต่อพลางใส่ก้อนหินทีละก้อนเข้าไปในถังก่อนจนใส่ไม่ได้แล้วจึงถามเล่าปี่อีกว่า "ตอนนี้ถังเหล็กเต็มแล้วจะใส่ลงไปอีกไม่ได้ใช่ไหม?" ซึ่งเล่าปี่ตอบว่า "ใช่" 

"จริงหรือ?" ขงเบ้งถามแล้วหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถังแล้วเขย่าให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด "บัดนี้ถังเหล็กใบนี้ใส่อะไรลงไปอีกได้หรือไม่?" ขงเบ้งพูดพลางเทเม็ดทรายลงไปจนหมด "แล้วทีนี้ล่ะ ใส่อะไรลงไปอีกได้ไหม?" ขงเบ้งถามต่อ 

แต่ก่อนที่เล่าปี่มีโอกาสตอบ ขงเบ้งก็ตักน้ำที่เตรียมไว้ใส่ลงไปในถังเหล็กอีกจนหมด "ตอนนี้ท่านเข้าใจความหมายของการทดลองนี้หรือยัง ?" 

เล่าปี่ตอบว่า "เข้าใจแล้ว นี่คือสิ่งที่ท่านกล่าวถึงเมื่อสักครู่เกี่ยวกับการจัดการแบบแยกประเภทและเลือกการจัดการก่อนหลังใช่ไหม ?"

ขงเบ้งตอบว่า "ใช่แล้ว ข้าชี้ให้ท่านเห็นว่า...หากถังเหล็กตั้งแต่แรกก็เติมเต็มด้วยก้อนกรวด ทราย และน้ำ ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้ 

แต่..ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อน ในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆเข้าไปได้อีก 

ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า 

อะไรคือก้อนหิน (งานสำคัญ แต่..ไม่เร่งด่วน) 

อะไรคือก้อนกรวด (งานสำคัญ+เร่งด่วน) เม็ดทรายและน้ำ 

และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหิน(งานสำคัญ แต่...ไม่เร่งด่วน) ลงไปในถังเป็นอันดับแรก ”

เล่าปี่ถามว่า "แล้วการวิเคราะห์แยกแยะเรื่องต่างๆออกเป็นสี่หมวดนี้มีผลอย่างไร"

ขงเบ้งตอบว่า "บุคคลจำพวกที่ว้าวุ่นอยู่กับเรื่องราวประเภทก้อนกรวด(งานสำคัญ+เร่งด่วน) ย่อมมีความรู้สึกถูกเวลากดดันและวนเวียนอยู่ในแดนวิกฤตจนอ่อนล้า ..พวกที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทราย(เร่งด่วน แต่..ไม่สำคัญ) จะขาดพลังสร้างสรรค์ ชอบฟังคำพูดเพราะหู คบคนแบบผิวเผิน พวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำ(ไม่สำคัญ+ไม่เร่งด่วน) มักบกพร่องเรื่องสำนึกรับผิดชอบแม้กระทั่งเรื่องสารทุกข์สุกดิบของตนเอง"

เล่าปี่ถามว่า "เป็นไปได้ไหมที่ว่าถ้าเน้นก้อนหินมากเกินไปจะมองข้ามก้อนกรวด เพราะก้อนกรวดมากับความเร่งด่วน ?"

"ท่านทราบไหมว่าก้อนกรวดมาจากไหน? ก็มาจากก้อนหินที่แตกสลายไง" ขงเบ้งตอบ "คนที่ให้ความสำคัญกับเรื่องประเภทก้อนหินจะมีก้อนกรวดน้อย คนที่เน้นก้อนกรวดก็จะมีก้อนกรวดเยอะตลอด" ขงเบ้งสอนต่อไปว่า "คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนมีประสิทธิภาพ เพราะเขาจะเก่งในการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลาและสิ่งแวดล้อม สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วนและควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุ กล้าฟันธงและใช้มาตรการป้องปราม บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์ เคารพ ระเบียบ สามารถควบคุมตัวเอง ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้"

เล่าปี่ชื่นชอบทฤษฎี "วัตถุในถัง" ของขงเบ้งเป็นอย่างมากพร้อมกับสารภาพว่า "มาวันนี้ข้าฯเข้าใจอย่างถ่องแท้แล้วว่าการต่อสู้ของข้าฯทำไมจึงยังลุ่มๆดอนๆ เพราะ...แม้ว่าข้ามีขุนพลเก่งๆ เช่น กวนอูและเตียวหุย แต่พวกเขาจะก้าวหน้าได้อย่างไรตราบใดที่คนที่มีประสิทธิภาพสูงอย่างพวกเขาจมปลักอยู่กับเรื่องจิ๊บจ๊อย กับทำงานลักษณะ "เก็บเม็ดงาแต่ทิ้งแตงโม" (เจี่ยนเลอจือหมา ติวเลอซีกวา) ขืนดำเนินตามวิธีนี้ต่อไป ความพยายามของข้าฯที่จะเป็นอภิมหาเศรษฐีนัมเบอร์วันในแผ่นดินก็คงเป็นได้แค่ความฝัน ! ”

(แง่คิดจากขงเบ้ง)

เวลาคือต้นทุนของชีวิตทุกคน ฉะนั้นแบ่งส่วนให้เหมาะสม และเป็นไปได้ อย่าให้ใครมาเอาเปรียบเวลาชีวิตของเรานะครับ

ก้อนกรวด = งานสำคัญ + เร่งด่วน 

ก้อนหิน = งานสำคัญ แต่...ไม่เร่งด่วน 

เม็ดทราย = งานเร่งด่วน แต่...ไม่สำคัญ 

น้ำ = งานไม่สำคัญ + ไม่เร่งด่วน

มีความสุข ปราศจากความทุกข์ทั้งปวงนะครับ

I'm Mr.Number